Banner_BKP2D_2017.jpg Banner_Dirgahayu_RI_Ke-74.jpg




Sekilas Info

 
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH
KABUPATEN PELALAWAN MENGUCAPKAN SELAMAT HARI RAYA IDUL FITRI 1440 H / 2019 M
MINAL AIDIN WAL FAIDZIN,
MOHON MAAF LAHIR DAN BATIN 
 

Kalender

Pentingnya Standar Operasional Prosedur
Rabu, 17 Mei 2017-16:13:57WIB
Kategori: Pengetahuan - Dibaca: 303 kali

Pengertian SOP

Setiap instasi baik itu pemerintah maupun swasta menginginkan agar di setiap kegiatan atau  proses pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan. Agar semua kegiatan tersebut dapat terpantau dan berjalan sebagaimana mestinya diperlukan adanya sebuah standar Operasional  Prosedur yang baik sesuai dengan mekanisme di lapangan.

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir (Laksmi, 2008:52).

Setiap instansi dalam bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau  unit perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu rangkaian tertulis mengenai suatu  proses dari suatu aktifitas pada instansi. Dengan melakukan SOP instansi dapat memastikan suatu aktifitas/kegiatan bisa berjalan sesuai dengan standar yang diharapkan. Pendokumentasian SOP diperlukan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis yang konsisten dan mempertahankan kualitas control serta menjaga  proses tetap berjalan.

Design SOP yang salah dapat  menyebabkan proses di internal menjadi kacau dan tidak berkembang.Oleh karena itu design SOP harus bisa diljalankan sedemikian rupa dan jelas serta detail sehingga individu yang bekerja di dalamnya juga bisa mengetahui bagaimana menjalankan suatu prosedur kerja.

Tujuan dan Fungsi SOP

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):

  1. Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
  2. Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
  3. Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
  4. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan.
  5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif.
  6. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
  7. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
  8. Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
  9. Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

Sedangkan fungsi SOP adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:35):

1.            Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2.            Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

3.            Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.

4.            Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

5.            Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

  1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian
  2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
  5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
  6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
  7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
  9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Prinsip-prinsip SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.
  1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
  2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
  3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
  4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
  5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan
  6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

Contoh Cara membuat SOP Sederhana

Misalkan dalam suatu instansi Pemerintah, ketika akan membuat suatu dokumen sesuai dengan standar waktu yang baik, maka kita harus memperhatikan tiga hal sebagai berikut

1.      Urutan Proses (work sequence) ; yaitu  langkah demi langkah dari  tahap pertama sampai terakhir.

Misalnya: step pertama mulai proses mengumpulkan dan memilah berkas

2.      Titik perhatian ; adalah hal atau parameter yang perlu diperhatikan dalam setiap langkah. 

Misalnya :  parameter, kualitas, atau skill yang diperlukan.  Contoh: saat input dokumen, Nomor induk Pegawai dan Pas Foto jangan sampai salah”.

3.      Durasi; yaitu berapa lama setiap langkah dilakukan.

Selain menambahkan fokus dan poin utama, kita harus selalu mempunyai waktu standar untuk setiap langkah jika waktu adalah kritikal.

Misalnya dalam langkah “proses penginputan data secara online”, bisa diberikan standar waktu “ 10 menit” sehingga lebih terukur dan konsisten.

Dengan adanya SOP, bisa menjadi panduan bagi yang lain, apa saja step-yang diperlukan, serta waktu terstandar untuk menghasilkan produk sesuai dengan semestinya. (lda)

 

 


Artikel Terkait

0 Komentar :


Tulis Komentar :
Nama
Email
Komentar
(Masukkan 6 kode diatas)